Mejora tu productividad gracias al Time Blocking

time blocking

Ya hemos hablado de la importancia de la planificación cuando solo disponemos de horas limitadas para hacer todo lo que tenemos que hacer. Nuestro objetivo debe ser asegurarnos siempre de avanzar en las tareas correctas y no dejarnos llevar por las urgencias del día. Para ello, debemos conocer las diferentes técnicas que pueden contribuir a la mejora de nuestra productividad, empezando por el Time Blocking.

¿Qué es el Time Blocking?

Esta técnica se basa en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas específicas. No solo nos centraremos en saber qué tareas tenemos pendientes, sino cuándo vamos a hacerlas y ceñirnos a ese plan. Este cambio en la rutina de trabajo conseguirá aumentar la productividad y disminuir la procrastinación, ya que nos obligará a seguir una estructura prefijada a lo largo día y hacer lo que tenemos pendientes en determinadas agrupaciones de tiempo, una tarea de cada vez.

¿Cómo funciona?

Cada tarea debe de tener un día y una hora de inicio y de final. Es decir, hemos de asignar a cada tarea o grupos de tareas una cantidad específica de tiempo (un bloque), durante el cual nos enfocaremos en esa trabajo, evitando estímulos externos e interrupciones (email, llamadas, …) y siendo estrictos con el tiempo asignado.

Aquí tenemos un ejemplo gráfico de lo que podría ser una división de tareas semanal en time blocking:


Unos consejos muy sencillos para ponerlo en práctica

Asignar más tiempo del que consideremos imprescindible

Con mucha frecuencia solemos a infravalorar el tiempo que nos puede llevar hacer algo (ese “esto lo acabo en media hora” que se convierte en hora y cuarto), por eso es importante hacer bloques con más tiempo del que consideramos imprescindible. Un time blocking muy ajustado para abarcar más tareas, sólo conseguirá retrasarnos para la siguiente, que nos retrasará en el resto hasta el final del día.

Tendremos que tener en cuenta todas aquellas acciones que te llevan un tiempo y son indispensables: comer, dormir, desplazarnos a los sitios, etc… Necesitamos eses espacio entre bloques. Espacio no solo para imprevistos, sino también para tareas urgentes que surjan de imprevisto o simplemente para tomar un café o dar un paseo y poder despejarte para mantener el ritmo.

Planificar proactivamente

En el momento que sucede algo que rompe un poco los planificado, nuestra respuesta tiende a ser reactiva: dejamos de lado todo lo demás para apagar ese fuego inmediato. Sin embargo, esto nos lleva a olvidarnos de tareas que al final suelen ser más relavantes para nuestros objetivos a largo plazos. Debemos intentar ceñirnos a lo establecido y cuando aparezcan nuevas tareas o asuntos que atender, trata de tratarlos de manera provocativa y reservar tiempo para atenderlo como hacemos con las demás tareas pendientes.

No hacer microbloques

No es beneficioso hacer bloques de tiempo muy cortos, de 15 minutos o menos, y pretender tener planificada cada pequeña. Uno de los objetivos del time blocking es evitar la multitarea e ir saltando de una a otra continuamente. Así que intentaremos definir no más de 3 o 4 grandes bloques al día que se podrán combinar con alguno más pequeño. Por ejemplo, “Contestar al correo de Juan” debería incluirse en bloques genéricos de más tiempo en los que juntemos varias tareas del mismo tipo, es decir: “Contestar correos pendientes”.

Tener en cuenta los biorritmos

Cada uno tenemos nuestros biorritmos, puede que seamos muy productivo a las seis de la mañana o puede que no lo seamos hasta el mediodía. Lo importante es que saber en qué momentos del día tenemos más energía y planificar nuestros bloques en base a ello. De esta manera nos aseguraremos de mantener una actividad sostenible a lo largo del día y no encontrarnos con horas improductivas producidas por un bajo rendimiento.

Evitar distracciones

No nos cansamos de enfatizar lo importante de asegurarnos de que nada nos moleste en mitad de nuestros bloques de tiempo. De poco servirá la planificación y la estrategia de time blocking si no trabajamos concentrados. Así que nos pondremos unos auriculares, silenciaremos el teléfono, olvidaremos las redes sociales y nos centraremos en la tarea que tenemos delante durante el tiempo establecido. Es sorprendente lo que se puede conseguir sin distracciones, y al final nos daremos cuenta de que el mundo no se para porque no hayamos contestado a esa llamada inmediatamente.

Esperamos que el Time Blocking haya resultado útil a la hora de controlar el caos del trabajo semanal. En próximos post iremos introduciendo nuevas técnicas y esperamos que al final todo el mundo haya encontrado aquella que mejor le ayude a mejorar su productividad.