Cómo gestionar el tiempo en el trabajo

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“No tengo tiempo”. Apenas dan las horas del día para todo lo que tienes (y quieres) hacer y hay días que te das cuenta de que la productividad ha sido más un deseo que una realidad. La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la eficiencia en los negocios y una falta de optimización del mismo puede echar a perder nuestra organización.

Y es que debemos ponernos límites en nuestros proyectos personales y profesionales ya que no podemos hacer todo a la vez. Todos disponemos sólo de 24 horas al día, ¿cómo puede entonces lograrse un equilibrio? Porque la cuestión no está en cómo hacer más cosas en menos tiempo sino en cómo hacer lo que tenemos que hacer en el tiempo del que disponemos. Para ello te proponemos algunos métodos para aumentar la productividad:

LAS MEJORES FORMAS DE CONTROLAR TU TIEMPO

Si quieres una mejor gestión del tiempo en tu trabajo, hay que ponerse manos a la obra y usar una serie de estrategias.

Priorizar

Primero debes analizar tus tareas. Es importante clasificar todas esas obligaciones que tenemos y establecer prioridades. ¿Qué es fundamental? ¿Qué responsabilidades pueden esperar? Al darles una jerarquía,  podrás reservar el tiempo suficiente para realizar las tareas importantes y asegurar de su ejecución.

A la hora decidir qué es prioritario, puedes ayudarte de alguno de los siguientes métodos:

Ley de Pareto

Esta ley dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, es decir, que el 80% de los resultados dependen del  20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes. Concéntrarte en las tareas que tienen más impacto en tu futuro e intenta delegar las secundarias.

Las tres tareas

Decide cuáles son las tres tareas más importantes en el día e intenta empezar el día trabajando sobre ellas. Organiza tu jornada  antes de empezar el día para que no sean los demás y la deriva del día los que organicen tu tiempo.

“Cómete la rana”

En este sentido también va encaminado el truco de Brian Tracy: “Eat the frog”. Se trata de hacer las tareas más complicadas y tediosas durante las primeras horas del día. El riesgo de posponer día tras día este tipo de trabajo es muy alto y a la vez inútil cuando se trata de tareas que has de hacer sí o sí, por eso hacerlo lo primero de tu jornada no sólo te liberará de su presión sino que te ayudará a motivarte al darte cuenta del trabajo pesado que ya te has quitado de encima.

Planificar

Planificar es esencial para ser productivos. Cuando planificas teniendo en cuenta tus objetivos y las tareas necesarias para alcanzarlos, contarás con una de las mejores herramientas para una mejor gestión del tiempo. Sobre todo, es clave tener claras cuáles son las prioridades. Centrarse en ellas, sin dejar que otros asuntos secundarios y urgentes te interrumpan en su ejecución, optimizará el tiempo dedicado a todo aquello que luego se traduce en una mayor productividad.

Bloques de tiempo: la técnica Pomodoro

Delimitar el tiempo para cada tarea e intentar ceñirse a los plazos que te has fijado puede marcar la diferencia para ti. Mientras estés en ese tiempo, concéntrate al 100% en la actividad a la que te hayas dedicado: no consultes tu correo, una página en internet, sólo enfoca toda tu atención a esa única tarea en el tiempo que le has asignado.

Para saber qué tiempo debes dedicar a tus actividades, puedes empezar por la “Técnica Pomodoro”: divide tu horario en fragmentos de 25 minutos y asegúrate de que nada te interrumpa durante esos minutos. Prepara un temporizador y céntrate exclusivamente en la tarea. Cuando la alarma suene habrás realizado la tarea de un modo más rápido y eficiente. Descansa 5 minutos y vuelve a comenzar un nuevo ciclo.

Organizar el espacio de trabajo

Ordena tu despacho, el espacio en el que trabajas. Un entorno de trabajo con sólo los objetos imprescindibles para realizar nuestras tareas simplificará su ejecución y te ahorrarás diez minutos revisando toneladas de documentos para encontrar uno. Esto se aplica también a nuestra vida digital: el ordenador, el correo, el número de aplicaciones de tu teléfono,… Trata de tener el menor número de carpetas posibles y suprime aquello que no uses para despejar el acceso a aquello imprescindible.

Usar una agenda

Tanto si usas herramientas como Evernote o Google Calendar o prefieres la agenda clásica de papel, tenerlo todo por escrito y organizado a la vista te ayudará a ver con más claridad el progreso en tus tareas, el tiempo que te ocupan y la mejor forma de organizarlas. Al acostumbrarte a usarlo te evitará problemas como juntar dos citas al mismo tiempo o retrasos en fechas de entregas. Si te decantas por lo digital, compartir agenda con tus compañeros o con tu equipo te ayudará además a repartir tareas de forma más eficiente y ser más productivos.

Rutinas productivas

Decide cuáles son las mejores rutinas para ti. Tal vez, alguna te está ocupando mucho tiempo y podrías optimizarla realizando algún cambio. Mira aquello que funciona para ti y a qué horas mejora tu productividad. Céntrate en aquello que te cargue de energía, especialmente por las mañanas, e intenta dedicarle tiempo de forma regular.

Saber desconectar

Hay un momento para todo y también relajar la mente es igual de necesario, por lo que planificar en tu horario los descansos, te permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarte de optimismo.

CÓMO COMBATIR LA PÉRDIDA DE TIEMPO

    En la eterna pelea por dominar tu día también cuentan los llamados “ladrones de tiempo”, esas interrupciones constantes que consumen tu tiempo y rompen la rutina de trabajo. Identificarlos es clave para corregirlos, ya que cada vez que algo interrumpe nuestra concentración, podemos tardar entre 20 minutos y una hora para recuperarla. Eso mermará nuestra productividad y aumentará la probabilidad de cometer algún error que posteriormente nos costará el doble de tiempo subsanar.

He aquí una lista de tus principales ladrones:

1. El móvil: Todos sabemos que interrumpir lo que estamos haciendo por atender el teléfono nos hace perder nuestra concentración y  nuestro tiempo, por lo que es algo que deberás evitar a toda costa. Si no tienes más remedio que coger la llamada, ve directamente al grano para concluir la conversación en el menor tiempo posible, pero si puedes evitarlo, deja que vaya directo al buzón de voz. Mantén tu móvil alejado y desconectado, o por lo menos en silencio: nada de mensajería instantánea, redes sociales, Internet, etcétera.

2. El correo electrónico: En la misma línea, ¿cuántas veces a la hora llegas a revisar el correo? Seguramente demasiadas. No existe correo tan urgente que no pueda esperar y no todos necesitan ser contestados al momento de recibirse. Por ello, deberías usar un buen filtro antispam, fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos, contestarlos y etiquetarlos correctamente. Esto te ayudará a aumentar el orden de tus dispositivos.

3. La procastinación: Ya hemos hablado de las consecuencias de aplazar tareas desagradables o complejas: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas y quítatelas de encima en el menor tiempo posible.

4. Multitasking: La multitarea es otro de los grandes ladrones. No empieces una tarea hasta haber acabado la anterior. Si estás realizando una actividad y se te ocurre algo que también debes hacer, lo mejor será que la anotes para realizarla a posteriori y continúes hasta terminar con la que estabas haciendo.

LAS HERRAMIENTAS PARA UNA MEJOR GESTIÓN DEL TIEMPO

Y porque sabemos que todos necesitamos de vez en cuando una ayuda externa, también dejamos estas tres apps para echarte una mano con esa organización:

Harvest. A través de ella se puede hacer un seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto, un cliente o tarea concreta, lo que es muy útil para saber si hemos hecho una correcta planificación y si nos estamos ciñendo a ella.

Wunderlist. Gracias a ella podremos gestionar proyectos de forma simultánea, compartir listas de tareas, delegar funciones y enviar recordatorios.

Sesame. Es una ayuda para las empresas a la hora de analizar la productividad por departamentos o individualmente y permite a los trabajadores organizar, gestionar y flexibilizar sus tareas.

Esperamos que todos estos trucos te hayan ayudado a mejorar la forma de gestionar tu tiempo y no dudes en reservar todas las semanas un hueco en tu agenda para revisar nuestro post.